Отказное письмо — официальный ответ аккредитованных организаций, чьи полномочия заверены и подтверждены Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии РФ.

В настоящее время в отношении продуктов питания таковыми являются:

• Калининградский центр стандартизации, метрологии и сертификации" (ФГУ "КЦСМ");

• Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации (ОАО "ВНИИС") г. Москва.

В зависимости от целей оформления отказные письма классифицируются на две категории:

Для предоставления в органы таможенной службы РФ. При таможенном оформлении товара предъявляется отказное письмо, оформленное ВНИИС или КЦСМ, в котором содержится аргументированное разъяснение, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации, или указывается информация о необходимости обязательного подтверждения соответствия.

Для проведения торговых операций. В отказном письме для торговли подтверждается, что ввозимый товар не входит в перечень продукции для обязательной сертификации, или указывается информация о необходимости обязательного подтверждения соответствия. Данный тип отказных писем уполномочены оформлять аккредитованные органы по сертификации продукции.

Отказное письмо содержит ссылку на законодательство и свидетельствует о том, что указанная в документе продукция «не попадает в „Номенклатуру продукции товаров и услуг, подлежащей обязательной сертификации“». Отказное письмо выдаётся на продукцию в случае, если она не подлежит обязательной сертификации или обязательному декларированию.

Для отказного письма не предусмотрено бланка установленного образца. Отказное письмо оформляется на листе А4 и заверяется печатью уполномоченной организации, выдавшего документ.

Держателем отказного письма является только одно юридическое лицо. В одно отказное письмо можно включить любой список продукции.

Для оформления отказных писем необходимо предоставление следующих документов:

• заявка для запуска отказного письма установленного образца;

• документы поставки, по которым поступает заявленная продукция (в случае таможенного оформления);

• описание продукции.

Отказное письмо действует в течение срока действия нормативных актов, на основании которых данное письмо составлено. В некоторых случаях отказное письмо выдается с указанием конкретного срока действия (обычно — 1 год). Отказные письма с неограниченным сроком действия выдаются на партию продукции.